Compartir una carpeta o una nota

Compartir una carpeta

En la computadora, haz clic derecho en la carpeta de la barra lateral y elige Compartir Carpeta. En el celular, abre la carpeta y elige Compartir Carpeta en el menú del encabezado. Cada persona que invites recibe la carpeta, todas sus subcarpetas y todas las notas que hay en ellas, y una nota que se escriba después en la carpeta también se comparte.

Tu carpeta compartida se queda donde está en tu lista, marcada con un ícono de personas, y las personas que invites la encuentran en la sección Compartido de su barra lateral en la computadora y en el grupo Compartidas de su pantalla Carpetas en el celular. Una carpeta dentro de una carpeta compartida ya está compartida con ella, así que no se puede compartir por separado, y tampoco una carpeta que contiene algo que ya compartes.

Compartir una nota

Abre el menú de la nota y elige Compartir, en la computadora o en el celular. Solo se comparte esa nota: para ti se queda en su carpeta, y a las personas que invites les llega a una carpeta llamada Compartido conmigo. Una nota dentro de una carpeta compartida ya está compartida con las personas de la carpeta, así que no se puede compartir por separado.

Invitar a personas

En el diálogo para compartir en la computadora, o en la hoja para compartir en el celular, escribe una dirección de correo, elige Puede editar o Puede ver y envía la invitación. Grape le manda a cada persona un enlace por correo, y la invitación también la espera en Configuración, en Compartir (Uso compartido en el celular).

Hasta que alguien se une, su invitación aparece como Pendiente en la lista de personas, donde puedes reenviarla o retirarla. Una invitación vale por 30 días, y hasta 50 personas pueden unirse a una carpeta o nota.

Puede editar y Puede ver

Puede editar es para las personas con las que trabajas. Escriben en las notas, agregan notas y subcarpetas, y eliminan notas; una nota eliminada en tu carpeta compartida va a tu Eliminados Recientemente, donde puedes recuperarla. Puede ver es para quienes solo necesitan leer: cada nota se abre en modo de solo lectura, sin barra de herramientas y sin teclado.

Solo tú, como dueño, invitas a personas, cambias lo que pueden hacer, las quitas y dejas de compartir.

Qué ven las personas que invitas

Cuando se unen, la carpeta aparece en la sección Compartido de su barra lateral en la computadora y en el grupo Compartidas de su pantalla Carpetas en el celular, con sus subcarpetas y notas. Una nota compartida por separado aparece en su carpeta Compartido conmigo. Las notas fijadas son personales: si alguien fija una nota, sube arriba solo para esa persona.

Cuando varias personas editan

Las ediciones se combinan. Dos personas pueden trabajar en la misma nota, incluso en el mismo párrafo, y se conservan los dos cambios en vez de que uno sobrescriba al otro. Para ver quién cambió qué, abre el historial de versiones: en una nota compartida muestra las ediciones de cada persona bajo su nombre, con lo que agregó y lo que borró.

En Pro, cuando una nota está abierta en varios dispositivos a la vez, se escribe en ella en conjunto: lo que escriben los demás aparece mientras lo escriben, en un cursor de su color que lleva su nombre, y las personas que están en la nota aparecen en su encabezado. En Sync y Plus, los cambios viajan con la sincronización, que se ejecuta un par de segundos después de una edición, cuando la app vuelve al frente y cada quince minutos, y Sincronizar ahora en la pestaña Sincronización en la nube de Configuración los trae de inmediato. Si compartes con personas que tienen planes distintos, las que están en Pro se ven escribir entre ellas, y una edición de alguien en Sync o Plus llega cuando se sincroniza su app.

Cambiar o quitar personas

Vuelve a abrir el diálogo o la hoja para compartir desde el mismo menú, donde la opción ahora dice Uso compartido. Elige un rol nuevo junto a una persona, o quítala. Si quitas a alguien, la carpeta o la nota sale de sus dispositivos en su próxima sincronización, y todo se queda contigo, incluido lo que esa persona escribió. Cuando ya no queda nadie más y no hay ninguna invitación pendiente, ya sea porque quitaste a la última persona, porque se fue o porque la última invitación se rechazó o venció, la carpeta o la nota deja de estar compartida: pierde el ícono de personas, y si invitas a alguien, se vuelve a compartir.

Dejar de compartir

Deja de compartir una carpeta o una nota desde su diálogo para compartir, que también se abre desde la lista de todo lo que compartes en Configuración, en Compartir (Uso compartido en el celular). La carpeta o la nota sale de los dispositivos de todos los demás en su próxima sincronización, y tú te quedas con todo, con cada edición que hicieron. Lo que los servidores de Grape guardaban para compartirla se borra de inmediato: las personas, las invitaciones y el registro de quién cambió qué. Las ediciones que ya están en tu historial de versiones se quedan ahí.

Si tu plan termina, compartir se pausa en vez de detenerse: todos pueden seguir leyendo, nadie puede editar y no se borra nada. Sigue donde quedó cuando te vuelves a suscribir.

Archivos en una nota compartida

Las imágenes, los PDF y las grabaciones cuentan para el almacenamiento de quien los agregó, no del dueño. Un video Brainrot, una infografía o las imágenes de una presentación generadas en los servidores de Grape solo las ve la persona que las creó.

Lo que todavía no se puede compartir

• Una nota bloqueada no se puede compartir, y una nota dentro de una carpeta compartida no se puede bloquear. Una nota bloqueada que ya está en una carpeta que compartes se queda contigo: nadie más la recibe.
• Las notas no se pueden mover entre tus propias carpetas y una carpeta que alguien compartió contigo. En una carpeta que compartes, tus propias notas entran y salen como siempre: si mueves una adentro, se comparte, y si la mueves afuera, se deja de compartir.
• Los chats no se comparten, y no hay un enlace público que abra una nota sin invitación.